Jeszcze przez najbliższe kilka (?) tygodni czeka nas przymus, ale jednocześnie przywilej pracy zdalnej. Nie wszystkie branże mają taką możliwość, dlatego szczególnie teraz doceniamy, że taką opcję w Netizens mamy już od kilku lat. Pracownicy chętnie z niej dotychczas korzystali, a to sprawia, że – na ile to było tylko możliwe – jesteśmy przygotowani na taką sytuację. Oczywiście całkowite przestawienie się na tryb pracy zdalnej może być trudne dla wielu z nas, ale też ze względów komunikacyjnych i technicznych, dla całego zespołu projektowego. W związku z tym przygotowaliśmy poradnik dla pracowników dotyczący pracy z domu, a dodatkowo zdradzimy z jakich narzędzi korzystamy, żeby ten tryb pracy był maksymalnie wydajny.
Miej wszystko pod kontrolą
Grunt to dobra organizacja pracy. Każdy pracownik musi doskonale wiedzieć co ma robić i w jakim wymiarze czasowym, a ktoś musi to wszystko kontrolować. W Netizens posiadamy autorskie narzędzie do zarządzania pracą deweloperów oraz szerokiego raportowania. Na wstępie Project Thunder daje możliwość dodania każdego realizowanego w firmie projektu oraz jego poszczególnych etapów, a także wstępnych kosztów zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Na tym etapie od razu uzupełniamy także podstawowe informacje o kliencie, accounta i project managera.
Następnie przechodzimy do najważniejszej funkcjonalności – sprawdzającej się w trybie zdalnym – czyli nadzoru prac w postaci wystawiania i kontrolowania zleceń. Wypełniamy (głównie PM, ACC) w formularzu szczegóły zlecenia, jego wykonawcę, termin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przewidywany czas. Należy też określić priorytet zlecenia w skali od 1 do 5. Zarówno zlecający, jak i wykonawcy mogą śledzić przebieg zlecenia i komentować je. Dzięki kontroli czasu realizacji i czytelnemu priorytetowaniu wszystkie zlecenia są odpowiednio zaplanowane, najczęściej już z tygodniowym wyprzedzeniem.
Project Thunder umożliwia kontrolę wydajności pracowników, a także śledzenie rentowności projektów. Dane w tym zakresie są przechowywane w systemie i generowane w postaci raportu, który tworzymy w oparciu o zaawansowany mechanizm filtrowania. Możemy na przykład sprawdzić czas pracy dewelopera według wykonywanych zleceń, konkretnych dni, projektów albo samej efektywności. Jest również szybka możliwość zweryfikowania m.in. do jakich grup projektowych należy dany pracownik, czy jest aktualnie na urlopie, w jakich godzinach pracuje czy jest dostępny on-line. Można też wysłać do niego e-mail lub sprawdzić jego numer telefonu.
Podsumowując, PT to większa kontrola nad projektami, lepsza organizacja pracy i komunikacja w firmie oraz wygodny sposób gromadzenia informacji o projektach.
Skompletuj narzędzia online
Decyzja o przejściu na tryb pracy zdalnej została podjęta z dnia na dzień, dlatego tak ważny był bezzwłoczny dostęp pracowników do wszystkich narzędzi pracy. Jednolite środowisko pracy ułatwia i usprawnia życie w firmie na co dzień, a przy 100-procentowej pracy w domu można je teraz docenić podwójnie. U nas sprawdza się już od dawna G Suite, czyli pakiet zawierający m.in. Gmail, dysk Google, kalendarz, chat, dokumenty, arkusze i prezentacje. Gwarantuje to łatwość zarządzania i dzielenia się treściami, przechowywanie danych w środowisku chmury i sprawną wymianę informacji. Dodatkowo u nas dokumenty Google są zintegrowane z Project Thunder, co zdecydowanie usprawnia prowadzenie projektów.
Jeżeli chodzi o współpracę z klientem na polu projektowym, możemy zarekomendować bardzo popularny w branży IT, ale nie tylko, Redmine. W dużym skrócie – narzędzie pozwala klientowi zakładać poszczególne wątki dotyczące projektu, wskazywać rzeczy do poprawy i przypisywać je do nas. Kiedy błędy zostają sprawdzone oraz naprawione, wątek wraca do klienta do ponownej weryfikacji. Takie rozwiązanie stosujemy także wewnętrznie, gdzie dział Quality Assurance testuje i zakłada wątki problemowe, które od razu przypisuje konkretnym programistom.
Kamera, akcja!
Chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że kontakt z ludźmi dobrze wpływa na samopoczucie. W obecnej sytuacji jest mocno utrudniony, więc jeżeli nie masz takiej możliwości lub poruszyłeś już wszystkie możliwe tematy z domownikami, porozmawiaj z kimś od czasu do czasu z wykorzystaniem video. W Netizens korzystamy z Hangouts Meet, który idealnie sprawdza się przy kilku lub kilkunastu rozmówcach. Natomiast jeżeli akurat nie zdążyłeś ułożyć fryzury albo nałożyć makijażu, możesz po prostu wyłączyć swoją kamerę, nadal wszystko słysząc i obserwując pozostałych. Z tego narzędzia korzystamy teraz także podczas Daily Scrum, bo umożliwia codzienne spotkania teamu projektowego. Każdy członek zespołu odpowiada wtedy na trzy pytania: co zrobiłeś wczoraj, co zrobisz dzisiaj i czy napotkałeś na jakiś problem podczas prac? A tych obyśmy wszyscy mieli jak najmniej, zwłaszcza w obecnej sytuacji.
Zadbaj o poranny rytuał
Teraz przechodzimy do spraw stricte organizacyjnych. Kiedy pracujesz w biurze sprawa jest prosta i zazwyczaj wygląda następująco: wstajesz, myjesz się, szykujesz śniadanie, wsiadasz do auta, wchodzisz do firmy, włączasz komputer, idziesz na kawę i jesteś gotowy/a do pracy. Będąc w domu trudniej przestawić się na tryb pracy, dlatego ważne, żeby również w tym czasie stosować poranne rytuały, pomagające nakreślić granicę oraz wejść na wyższe obroty. Weź prysznic, zjedz śniadanie, poćwicz, wyjdź z psem, przebierz się i jeśli musisz – zrób na bóstwo, żeby od czasu do czasu pokazać się w kamerze 🙂
Stwórz stanowisko pracy
Niezwykle kusząca jest praca w łóżku lub na kanapie z laptopem na kolanach. Podobnie jak wcześniej, nie sprzyja to jednak produktywności. Miejscem pracy nie musi być osobny pokój z biurkiem i ergonomicznym fotelem. Wystarczy jadalnia i stół. Ważne jednak, żeby było to miejsce dedykowane. Jeżeli po pracy dalej musisz pozostać przy komputerze (żeby załatwić sprawy prywatne lub po prostu obejrzeć film), rób to w innym miejscu. Wtedy kanapa lub łóżko wydają się być idealne.
Ustal jasne reguły z domownikami
Niestety niektórzy mogą pomyśleć, że pracując w domu możesz w tzw. międzyczasie ogarnąć kilka innych np. domowych obowiązków. W związku z tym warto wyznaczyć jasne reguły i poprosić, aby w godzinach pracy zapewniono Ci spokój, a przeszkadzano tylko w ważnych i nagłych sprawach. Oczywiście tutaj największe wyzwanie należy do osób mających małe dzieci i jak widać czworonogi 🙂
Overcommunicate
Trudno znaleźć polski odpowiednik tego określenia, ale ono trafia w sedno. W biurze najczęściej komunikujemy się werbalnie. Często zamiast pisać, podchodzisz do kogoś osobiście. Pracujemy też w większych pokojach lub na open space, gdzie rozmowa jest na porządku dziennym. Kiedy pracujesz zdalnie, z powodu braku takiej komunikacji, możesz mieć wrażenie, że coś cię omija albo zostało niedopowiedziane. Dlatego w obecnej sytuacji używaj firmowych komunikatorów (u nas przede wszystkim sprawdzają się Google Chat oraz w niektórych projektach Slack) częściej niż zwykle. Lepiej napisać za dużo niż za mało. Bądź też responsywny, odpowiadaj drugiej osobie szybko i sprawnie. Napisz czasami coś zabawnego, wrzuć mema albo gifa.
